Ponekad je u poslovnoj korespodenciji veoma bitno ne napisati ono što vam prvo padne napamet. Naprotiv, o mejlovima treba dobro razmisliti, pa čak i o onim veoma kratkim, i možda nebitnim.
Donosimo vam nekoliko primera kratkih i korisnih mejlova, koje bi svako trebalo da koristi ako se nađe u sličnoj situaciji.
1. Istraživanje
Kada vaš šef neočekivano traži da se sastane sa vama, vi uglavnom odmah stupate u vezu s njim kako biste videli o čemu se radi. Ipak, na taj način ćete sebe staviti u lošiju poziciju, jer ćete biti manje sposobni da se izborite za sopstvene interese. Zato bi trebalo da pokušate da saznate šta vaš šef želi od vas a zatim da razmislite o tome, te da spremni dođete na sastanak.
Primer:
Subject: Moramo da razgovaramo
Na sastanku sam sa klijentom, ali za sat vremena ću biti slobodan. Kako bismo obezbedili što produktivniji sastanak, da li mi možete dati naznake o kojim ćemo temam razgovarati?
2. Oživljavanje odnosa
Kada vam je potrebno nešto od kontakta koji ste zanemarilki pre nekog vremena, veoma je glupo da mejl započinjete sa:
“Dugo se nismo videli. Nadam se da si dobro. Pitao sam se da li možeš da učiniš nešto za mene?”.
U tom slučaju, vaš mejl će najverovatnije biti izbrisan, jer ste izgubili pravo da tražite uslugu od te osobe.
Ono što bi trebalo da uradite jeste da prvo uspostavite odnos tako što ćete istražiti svog nekadašnjeg kolegu/saradnika, a zatim ćete pokazati radoznalost. Prvo razmenite nekoliko mejlova, a onda pređite na zahtev.
Primer:
Subject: Unapređenje
Možda me se sećate iz vremena kada smo zajedno radili na projektu….
Video sam članak u jednom mediju o vašoj kompaniji. Mogu li da vam postavim kratko pitanje o tome?
3. Odmor
Uzimate odmor, ali ne želite da prvi dan kada se vratite odgovarate na gomilu mejlova. Ovo je savršeno razumno, jer je odmor odmor, a ne samo gomilanje posla koji treba da obavite kada se vratite.
Zato, nikako ne bi trebalo da šaljete mejl poput:
“Nisam u kancelariji i imam ograničen pristup mejlu, javiću vam se kad budem mogao”
Ono što bi trebalo jeste da odbijete da prihvatate mejlove kada ste na odmoru.
Primer:
Nisam u kancelariji. Mejl je primnjen u određenom periodu biće izbrisan sa ovog servera za osam sati. Molim vas pošaljite opet poruku nakon navedenog datuma.
4. Lovac na duhove
Da li vam se nekada desilo da vam neko ne odgovori na mejl? Sigurno da jeste.
U tim situacijama ne bi trebalo pisati mejlove poput:
“Zašto ne odgovarate na moje poruke?”. Na taj način optužujete drugu osobu, zbog čega ona odmah zauzima odbrambeni stav. Ako su izbegavali da vam odgovore na mejl, ova vrtsa odgovora samo će pogoršati.
U tom slučaju trebalo bi da im se da prilika da se ponove uključe u temu.
Primer:
Subject: Jeste li dobro?
Nisam dobio odgovor, pa sam zabrinut da li si se možda razboleo ili možda imaš neki drugi problem. Možete li, molim vas, da mi pošaljete kratak mejl i da me obavestite zašto vas nema, kako bih prestao da brinem?
5. Pesticid
Ako ste primili mejl koji je zaista glup, zaista ne bi trebalo da ignorišete poruku.
Zapravo, ignorisanje bi možda bio i pametan potez, ali postoji rizik, ako ste dovoljno iznervirani, mogli biste da prosledite originalan mejl nazad onome ko vam je poslao sa sažetom porukom ispod, što će da izazove odbrambeni mehanizam. Zato bi trebalo da “na finjaka” probate da otkrijete o čemu se radi.
Primer:
Subject: Moguća krađa identiteta
Prosleđujem vam poruku koju sam primio od vas danas Trebalo bi da znate da se nešto čudno dešavam, te da postoji šansa da neko koristi vaš nalog.
